¿POR QUÉ HACER SEGUIMIENTO?
- Epigrafe.
- Facilita la rendición de cuentas a la ciudadanía y a las autoridades correspondientes.
EJECUCIÓN DE RECURSOS
La ejecución de recursos se centra en el efectivo uso financiero asignado a la entidad, el cual da cuenta de la ejecución por fuente de recursos como lo son el Sistema General de Participaciones (SGP), recursos propios del municipio, crédito, etc.
COMPONENTE DE RESULTADOS
El componente de resultados considera los elementos constitutivos de bienestar social, enmarcados en la Constitución de 1991 y políticas como OM-ODS y OECD. En este sentido, el propósito de una buena gestión local es potenciar estos resultados y reducir la brecha socioeconómica a lo largo y ancho del municipio de Guasca (gestión orientada a resultados). Se identificaron así, seis dimensiones consideradas como mínimos deseables del bienestar social a lo largo del municipio: salud, educación, niñez y juventud, condiciones de la vivienda, servicios públicos y seguridad.
INDICADORES DE GESTIÓN CUANTITATIVOS
Los indicadores de gestión son la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de la gestión en cumplimiento del Plan de Desarrollo que aportan en la toma de decisiones del nivel directivo de la administración, señalando una hoja de ruta que permitan establecer acciones correctivas o preventivas según sea el caso.
EFICACIA
El componente de eficacia ha tenido como propósito establecer el nivel de cumplimiento de las administraciones territoriales con relación a las metas de producto definidas en el plan de desarrollo. Cada vigencia compara las metas programadas frente a su nivel de ejecución y presenta un reporte de cómo, de manera general, se está cumpliendo con la ejecución del Plan de Desarrollo.
Conocer cómo avanza el cumplimiento de los compromisos asumidos en el Plan de Desarrollo y la inversión de recursos públicos en la materialización de dichos compromisos, es importante para poder tomar decisiones que permitan mejorar los procesos en la implementación y así cumplir con los resultados propuestos para la mejora en el bienestar de la población.
El proceso de seguimiento en un ejercicio periódico que mide el cumplimiento de las metas del Plan y que tiene como objetivo brindar información sobre la ejecución física en términos porcentuales, como se muestra en la siguiente fórmula:
De esta manera es posible identificar las actividades, productos y resultados que cuentan con un avance sobresaliente o que por el contrario requieren ser atendidas dado su bajo cumplimiento. Estableciendo así un plan de mejoramiento con acciones de mejora sobre en las metas que sí lo requieran.
La información que brinda este seguimiento permite a la administración pública tomar decisiones informadas, aprender sobre los procesos y las mejores prácticas, mejorar la transparencia y realizar rendición de cuentas.
EFICIENCIA
El termino conceptual hace referencia al uso óptimo de recursos en una actividad productiva; esto es, obtener el mismo producto con una menor cantidad de recursos por unidad producida o en obtener más productos con la misma cantidad de recursos.
Para el caso de la medición de eficiencia en el plan de desarrollo, se establece de la siguiente forma:
Dentro de la formula se establece como denominador los compromisos presupuestales adquiridos para al cumplimiento de la meta. Mientras que en el numerador se busca establecer las obligaciones presupuestales generadas teniendo en cuenta la entrega de bienes y servicios pero que aún no cuentan con un pago.
Con esta relación se busca conocer la relación entre el porcentaje de recursos invertidos (contratados) frente a los bienes y servicios entregados o recibidos a satisfacción.
EFECTIVIDAD
Responde al interrogante ¿para qué se hizo? Mide los resultados alcanzados frente a la ejecución física (eficacia) y la ejecución financiera (eficiencia). Con este indicador se busca medir la relación entre el impacto de la eficacia y eficiencia, es decir, establece el impacto de cumplir las metas propuestas en un periodo especifico y usar los recursos de manera óptima.
EFICIENCIA ACUMULADA
Es la sumatoria del cumplimiento de las metas de producto en vigencias anteriores adicional al avance del periodo a reportar.
MEDICIÓN DE AVANCE DEL PERIODO
Es el reflejo del cumplimiento de las metas de producto en un periodo de tiempo estimado de manera periódica.
REPORTES CUALITATIVOS
Aborda la información adicional y referente a las acciones que se relacionan con la cifra del reporte cuantitativo sobre el avance para alcanzar la meta anual. Este reporte puede contener tres tipos de información: explicativa, descriptiva o justificativa.
• Información explicativa: Hace relación a la gestión que se realizó durante el mes de reporte, con el fin de dar cumplimiento a la meta del indicador y lograr el avance cuantitativo presentado.
• Información descriptiva: Esta información ahonda sobre información complementaria relacionada al valor del indicador como, por ejemplo, desagregación de la cifra del reporte cuantitativo en regiones y/o subcategorías.
• Información justificativa: Es aquella información que sirve para identificar las razones por las cuales se han presentado demoras en el logro de las metas planteadas para el indicador. Estas razones pueden ser atribuibles a temas presupuestales, coyunturales o administrativos.
El reporte cualitativo se debe hacer todos los meses, sin importar la periodicidad del reporte cuantitativo. A pesar de esto, en los meses que no haya un reporte cuantitativo sólo se podrá tener información explicativa, para poder evidenciar la gestión realizada por el sector
DEFINICIÓN DE FICHAS TÉCNICAS DE INDICADORES
Las fichas técnicas serán el insumo para el soporte del reporte de las metas, pues tendrá asociación con el reporte cualitativo y cuantitativo de cada una de las metas del plan de desarrollo. Las fichas de reporte serán entonces incorporadas al seguimiento y reporte por cada secretaría, basándose en:
· Cada meta debe contar con una ficha técnica, que servirá como instrumento de registro de su información básica.
· La ficha técnica resume de forma clara y directa qué mide el indicador, cómo y cuándo se realiza la medición, cuál es la información generada y quién produce y cómo utiliza dicha información.
CALIDAD
La información presentada debe estar escrita de forma clara y concisa, de manera que el reporte sea legible, auto contenido, y no requiera de explicaciones adicionales.
En muchos casos los reportes omiten información necesaria para comprender en la totalidad el mensaje que quiere enviar el sector. Esto se puede deber: frases inconclusas, o referirse a un documento que no es debidamente citado, redacción imprecisa, entre otras razones. En este aspecto el líder del sector debe velar porque el reporte cualitativo este bien escrito, sea legible, y se pueda comprender sin tener más información a la presentada. Elementos de calidad generales:
· Redacción adecuada y respetando las normas de ortografía.
· Mensaje claro, simple y conciso.
· Información debidamente citada. (Soporte fotográfico).
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